Outlook: Handtekening instellen
In opvolging van de overstap naar een AP e-mailadres, is er veel vraag naar een handtekening volgens huisstijl. In deze handleiding vind je de nodige richtlijnen om een e-mailhandtekening volgens huisstijl toe te voegen aan je AP e-mailadres.
Let wel, dit is een voorlopige oplossing. Van zodra de personeelsadministratie volledig op punt staat, zal de e-mailhandtekening automatisch gegenereerd worden uit Informat. Er zijn momenteel echter een aantal gegevens die nog niet ingevoerd kunnen worden.
Van zodra de automatische handtekening beschikbaar is, zal deze de voorlopige handteke-ning overschrijven.
– Opbouw e-mailhandtekening – Aantal functietitels – Medewerkers zonder rechtstreekse telefoonlijn – Medewerkers met rechtstreekse telefoonlijn – GSM-nummers – E-mailhandtekening toevoegen in Outlook 2010
Opbouw
- Lijn
- Voornaam + Naam (in rood)
- Functie (maximum 2) (in zwart)
- Telefoonnummer / (GSM-nummer) / e-mailadres (in grijs)
- Departementsnaam of Centrale Diensten + adres campus van tewerkstelling (in grijs)
- Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen + URL website (in rood)
- Lijn
__________
Voornaam Naam Functie 1 Functie 2
T +32 3 xxx xx xx | M +32 xxx xx xx xx | voornaam.naam@ap.be Centrale Diensten, Lange Nieuwstraat 101, BE-2000 Antwerpen
Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen | www.ap.be __________
Aantal functietitels
In de e-mailhandtekening is ruimte voor twee functietitels (vb. lector / onderzoeker). Indien je slechts over één functietitel beschikt, laat je de regel voor de tweede functietitel blanco.
Telefoonnummers
Medewerkers zonder rechtstreekse telefoonlijn
Medewerkers zonder eigen telefoonlijn vermelden het telefoonnummer en faxnummer van hun departementssecretariaat.
Medewerkers met rechtstreekse telefoonlijn
Medewerkers met eigen telefoonlijn vermelden uiteraard het persoonlijke telefoonnummer. Het faxnummer is dat van het departementssecretariaat of de directie waar je onder valt.
GSM-nummers
Indien je beschikt over een GSM-nummer van AP Hogeschool heb je de keuze of je dit in je e-mailhandtekening wenst op te nemen of niet.
Mogelijke combinaties zijn:
- Telefoonnummer
- Gsm-nummer
- Telefoonnummer + gsm-nummer
E-mailhandtekening toevoegen
1. Open Outlook 2010
2. Ga naar 'Bestand' > 'Opties'
3. Ga naar 'E-mail' > 'Handtekening voor berichten maken of wijzigen'
4. Ga naar 'Nieuw' > tik in het pop-up scherm een naam voor de handtekening (vb. AP) en klik op 'OK'
5. Kopieer de voorbeeld-handtekening die hieronder staat (inclusief streepjes):
__________
Voornaam Naam Functie 1 Functie 2
T +32 3 xxx xx xx | M +32 xxx xx xx xx | voornaam.naam@ap.be Centrale Diensten, Lange Nieuwstraat 101, BE-2000 Antwerpen
Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen | www.ap.be __________
6. plaats de gekopieerde handtekening in het vak ‘Handtekening bewerken’ > vul je eigen contactgegevens aan > selecteer lettertype ‘Arial’ en grootte 10 indien deze gewijzigd zijn bij het verplaatsen > klik op ‘OK’
7. Bij het openen van een nieuw (leeg) e-mailbericht, zal je handtekening automatisch ver-schijnen.
8. Wanneer je een e-mail beantwoordt, zal je zelf nog de e-mailhandtekening moeten selecteren. Dit doe je via ‘Bestand’ > ‘Handtekening’ > selecteer de handtekening die je creëerde.