Limesurvey

From ICTpedia
Revision as of 15:44, 11 December 2019 by Atim (Talk | contribs) (Open/gesloten survey)

Jump to: navigation, search

Aan deze pagina wordt momenteel gewerkt, de bedoeling is dat ze in januari 2020 klaar is.

Limesurvey

Wat is Limesurvey

Limesurvey is een platform waarmee je allerhande enquêtes (surveys) kan maken voor het verzamelen van informatie van een grote groep mensen. Dit bevat bijvoorbeeld feedbackformulieren, uitnodigingen voor deelname aan workshops, vragenlijsten, verkiezingen, enzovoort. Een enquête via Limesurvey is snel opgezet en kan gemakkelijk gedeeld worden: via het rondsturen van een link, of het uitnodigen van een vaste lijst deelnemers. Voor een basis survey is geen technische kennis nodig.

Binnen AP hebben we 2 Limesurvey installaties: één voor personeel en lectoren, en één voornamelijk voor studenten.

Toegang

Ieder personeelslid en iedere student van AP kan Limesurvey gebruiken, maar daarvoor is eerst een manuele toevoeging nodig. Als je nog geen toegang hebt dan kan je Tim De Ceuninck contacteren op tim.deceuninck@ap.be of webmaster@ap.be

Inloggen gebeurt vervolgens op https://surveys.ap.be/limesurvey/index.php/admin/authentication/sa/login of https://surveys.apstudent.be/limesurvey/index.php/admin/authentication/sa/login . Zorg er voor dat bij de bovenste optie LDAP is geselecteerd, en dan kan je inloggen met je p-account/s-account en standaard AP-wachtwoord. Als je via email werd toegevoegd (uitzonderlijke situaties voor externen) dan moet de bovenste optie op 'Limesuvey internal database' staan.

Ondersteuning

De ICT-dienst zorgt voor het afhandelen van technische problemen en beantwoorden van allerlei vragen omtrent Limesurvey. Het primaire aanspreekpunt is webontwikkelaar Tim De Ceuninck, bij voorkeur via email te bereiken op tim.deceuninck@ap.be (dat maak het gemakkelijker om met screenshots te antwoorden). Bij afwezigheid kan webmaster@ap.be gebruikt worden, of kan via ive.beeckmans@ap.be een vervangende ICT-collega gevonden worden.

De inhoudelijke uitwerking van een survey gebeurt bij voorkeur volledig door de gebruikers zelf. De ICT-dienst zorgt niet voor het aanmaken van surveys, wel bij hulp als er problemen opduiken bij het aanmaken van een survey door een gewone gebruiker.

Een nieuwe survey starten

index pagina, etc

Open/gesloten survey

Er bestaan twee soorten surveys binnen Limesurvey. Ze verschillen vooral in de manier waarop ze toegankelijk zijn.

Open survey
Een open survey die geactiveerd is, is toegankelijk voor iedereen die de link heeft. Je kan die link op een website zetten of via een gewone email verspreiden. Er is geen beperking in het aantal keer dat iemand de survey kan invullen. Als beheerder van de survey zul je niet weten wie de survey juist heeft ingevuld, tenzij je vraagt naar identificatie-gegevens. Dit soort survey is het eenvoudigst om te beheren, en is de aangewezen keuze voor de meeste situaties.
Gesloten survey
Een dergelijke survey is enkel maar toegankelijk voor mensen die als deelnemer zijn toegevoegd en dan hun toegangscode gebruiken bij het openen van de survey. Zonder correcte toegangscode kan niemand de survey openen. De meest gebruikelijke manier om een deelnemer te informeren over het inloggen op de survey, is door het inwendige email systeem van Limesurvey te gebruiken. De ontvanger zal dan een gepersonaliseerde email ontvangen waarin een link zit met zijn eigen toegangscode in verwerkt. Op die manier volstaat het om op die link te klikken en aldus automatisch de toegangscode te gebruiken om de survey te openen. Iedere toegangscode is uniek en kan slechts één keer gebruikt worden om een survey volledig in te vullen. Dit soort survey is wat ingewikkelder te beheren, en is aan te raden voor situaties waar een beperkte toegang of eenmalig gebruik een belangrijke vereiste is.
Meer info over het hanteren van de deelnemerslijst en het versturen van uitnodigingen vind je verder in de handleiding, het hoofdstuk
nog linken


Limesurvey interface

Na het aanmaken van een nieuwe survey kom je uit op het hoofdoverzicht van die survey. Je kan hier altijd terug op komen door te klikken op de titel van je Survey bovenaan. De Limesurvey interface valt in te delen in 3 grote stukken, met daarnaast nog enkele pagina's die hun eigen uitgebreide menu's hebben. Onderstaande uitleg gaat er van uit dat je Nederlands als taalinstelling hebt.

Bovenmenu

Dit zijn de opties in het menu rechtsbovenaan, wanneer je het hoofdoverzicht van de survey open hebt.

  • Activeer deze enquête: hiermee kan je de survey opstarten nadat alles goed is ingesteld. Na het klikken op deze knop kom je nog op enkele tussenpagina's met opties voor je survey. Na het opstarten verandert deze knop in Deactiveer deze enquëte.
  • Voorvertoon enquëte: Bekijk een testversie van je survey, zonder dat je ze al moet activeren. Dit maakt het gemakkelijker om te kijken of alles goed staat.
  • Hulpmiddelen: Enkele bijkomende opties, zoals het verwijderen van je survey.
  • Tonen/Exporteren: Verschillende manieren om je survey te exporteren. De meest zinvolle optie is als een .lss bestand. Bij het aanmaken van een nieuwe survey kan je er ook voor kiezen om een .lss bestand te importeren, en zo een kopie te maken van een geëxporteerde survey.
  • Deelnemers aan de enquête: Dit opent een apart deel waarmee je de deelnemers kan beheren. Dit is enkel zinvol als je kiest voor een gesloten survey, waar de toegang exclusief is voor een lijst gebruikers die je zelf ingeeft. Bij een open survey kan je dit deel volledig negeren. Meer uitleg over dit deel vind je bij (insert link)
  • Responsen: Dit opent een apart deel waar je de antwoorden van je survey kan inkijken. Meer uitleg over dit deel vind je bij (insert link)

Instellingen

Dit is een reeks knoppen aan de linkerkant. Ze hebben allen betrekking op algemene opties van de survey. De belangrijkste zijn:

  • Overzicht: De belangrijkste opties worden hier getoond, maar ze kunnen enkel op andere pagina's worden aangepast. Hier vind je ook de uiteindelijk link van je survey, die je kan delen met diegenen die de survey moeten invullen.
  • Algemene instellingen: Als er emails verstuurd moeten worden van uit de survey, dan moet je hier nog kiezen welk emailadres de afzender gaat zijn. De keuze is beperkt tot je eigen persoonlijke email adres en eventuele gedeelde mailboxen waar je toegang toe hebt. Je kan hier ook kiezen of je de survey vraag per vraag laat zien (handig voor lange vragen met veel antwoordtekst), groep voor groep (een goede tussenoplossing die standaard staat ingesteld), of alles ineens (enkel zinvol als je vragen beperkt zijn in omvang en totaal aantal).
  • Tekstelementen: De titel, de welkomsttekst en de eindtekst kunnen hier worden ingevuld. De opties rechtsboven zijn niet zo relevant.
  • Gegevensbescherming instellingen: Indien je dit activeert (door de optie 'niet tonen' te veranderen naar één van de andere) dan wordt er aan het begin van de survey een tekst getoond ivm de gegevensbescherming. De gebruiker kan niet verder gaan in de survey zonder hiermee eerst zijn goedkeuring te geven. Je kan zelf een tekst voorzien, maar onderaan is er een standaardtekst die goedgekeurd werd door de Data Protection Officer en juridische dienst van AP. Je kan die tekst dus eenvoudig kopiëren naar het tekstvak om ze te gebruiken.
  • Presentatie: Relevante opties die je hier kan aan of uitzetten zijn:
    • Gebruik van 'Geen antwoord'. Indien dit aanstaat zal bij meerkeuze vragen er ook automatisch een optie 'geen antwoord' zijn.
    • Tonen van het aantal vragen in de enquête.
    • Welkomstpagina wel of niet laten zien. Als je welkomsttekst geen belangrijke info bevat en je gebruikers genoeg context hebben, dan kan het handiger zijn om hen meteen op de eerste vraag te laten uitkomen.
    • Tonen van de voortgang. Dit is een gekleurde balk bovenaan die in % weergeeft hoeveel de gebruiker al heeft ingevuld en hoeveel hij nog te gaan heeft.
  • Melding en datamanagement: Rechts kan je instellen welk email adres een melding moet krijgen als de survey werd ingevuld. Je kan meerdere emailadressen per vak gebruiken (scheiden door puntkomma). De inhoud van deze mails wordt bepaald via de pagina 'E-mailsjablonen'. Het is mogelijk om hier ook een verwijzing te maken naar een vraag in je survey (allicht een vraag waar de gebruiker zijn email-adres kan ingeven), zodat er een email wordt gestuurd naar het adres van de gebruiker.
  • Publicatie & toegang: Hier kan je de ingangsdatum en/of vervaldatum instellen. Als je de survey gebruikt als inschrijvingsformulier met een deadline, dan kan je hier de survey automatisch laten sluiten op een bepaald tijdstip. De gebruiker ziet dan een melding dat de survey niet meer actief is. Als je een oude survey hebt gekopieerd (bv voor een jaarlijks terugkerend event) dan kan het gebeuren dat hier nog een vervaldatum staat ingesteld die in het verleden ligt. Je moet die dus eerst aanpassen, anders gaat je nieuwe survey niet toegankelijk zijn.
  • Deelnemers aan de enquête: Enkel van belang als je met een gesloten survey met deelnemerslijst werkt. Initialiseer deze tabel niet als je met een open survey werkt. Indien je dit toch doet gaat je survey enkel toegankelijk zijn met een code, die je gebruikers niet zullen hebben. Je kan dit eenvoudig terug stopzetten door hier de deelnemerstabel te verwijderen. Meer info over de deelnemerstabel vind je in het aparte hoofdstuk over gesloten surveys.
  • Quota's: Je kan instellen dat de volledige survey afgesloten moet worden na X aantal geldige responsen. Dit gaat niet voor individuele vragen of antwoordopties.
  • Enquête-rechten: Je kan collega's toevoegen aan je survey. De keuzelijst toont de huidige limesurvey gebruikers, weliswaar gesorteerd op P-account en niet op naam. Indien je iemand wilt toevoegen die hier nog niet instaat, dan ga je voor die persoon eerst een Limesurvey account moeten aanvragen. Pas als die persoon voor het eerst succesvol heeft ingelogd, gaat die hier in de lijst verschijnen en kan je die toevogen. Na het kiezen van de naam kan je uitgebreid instellen welke opties die persoon wel of niet mag hebben. Je kan bv zo bepalen dat die wel de antwoorden mag inkijken, maar niks meer kan veranderen aan de opbouw van de survey, of ze niet meer kan stopzetten. De meest veilige aanpak is om mensen enkel maar de rechten te geven die ze nodig gaan hebben. Je kan de rechten van toegevoegde gebruikers aanpassen in de lijst bovenaan, of hen volledig verwijderen.
  • E-mailsjablonen: De titel en inhoud van automatische emails kan hier worden ingevuld. De eerste drie zijn enkel relevant bij een gesloten survey.
    • Uitnodiging: De email die een toegevoegde gebruiker krijgt met daarin de uitnodiging tot het invullen van de Limesurvey. De woorden tussen { } haakjes zijn vervangparameters. Je kan dit volledig aanpassen, enkel {SURVEYURL} is vereist om de gebruiker tot aan de survey te laten geraken.
    • Herinnering: Als een uitgenodigde gebruiker je survey niet wilt invullen, dan kan je herinneringsmails laten sturen. Je kan hiervoor dezelfde tekst gebruiken als de uitnodigings email. Het is echter aan te raden om die aan te vullen met diverse uitroeptekens en kordate aanmoedigingen in hoofdletters. Je kan de titel wat belangrijker maken door er 'DRINGEND' aan toe te voegen, of de eventuele deadline datum te vermelden. Afhankelijk van de situatie kan je hier emotionele chantage aanwenden om de gebruiker te overhalen om toch maar je survey in te vullen.
    • Bevestiging: Wordt verstuurd na het invullen van een gesloten survey (dus niet bij gewone open surveys). Hier kan je een bedanking zetten, of een overzicht van de ingevulde antwoorden.
    • Registratie: Niet in gebruik, want bezoekers kunnen zich niet zomaar registreren.
    • Basis beheerder-notificatie: Deze email wordt gestuurd naar het bijhorende vak in 'melding en datamanagement'.
    • Gedetailleerde beheerder-notificatie: Deze email wordt gestuurd naar het bijhorende vak in 'melding en datamanagement'. Er is geen fundamenteel verschil in het gebruik van beide types van beheerder notificatie. Enkel de standaard tekst is anders, maar je kan beide types van email gebruiken voor dezelfde types van doeleinden.

De knoppen die hier niet vermeld staan, zijn enkel maar van belang in heel specifieke situaties en kunnen gerust genegeerd worden door een beginnende Limesurvey-gebruiker.


Structuur

Deze knop (linksboven, naast 'instellingen') toont je hoe de survey is opgebouwd. Links is er een boomstructuur met alle vraaggroepen, en daarbinnen een opsomming van alle vragen. Hier kan je ook vraaggroepen of vragen van plaats wisselen door ze te slepen met het icoontje met de 3 horizontale strepen. Na het verslepen herlaadt de lijst en is een verandering dus meteen opgeslagen.

Met de knoppen linksboven kan je vraaggroepen en vragen toevoegen.


Vraagtypes

Er is een demo survey met een live demonstratie van de belangrijkste vraagtypes en bijhorende instellingen.

Vragen voorwaardelijk tonen

Het is mogelijk om een vraag enkel maar te laten zien als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit kan zeer handig zijn om enkel maar relevante bijkomende vragen te tonen op basis van eerdere antwoorden.

Dit kan je instellen bij de vraag die wel of niet getoond moet worden, niet bij de oorspronkelijke vraag met de basiskeuzes.


Systeem van scenarios en de en/of opbouw. hier ook nog demo maken en linken.

Gesloten survey met deelnemerslijst

Veel voorkomende vragen en problemen


Waarom wordt de vraagcode voor mijn vraag niet aanvaard?
Een vraagcode mag geen spaties of bijzondere tekens bevatten, en moet beginnen met een letter. Het is ook aan te raden dat je een korte omschrijving gebruikt (bv 'woonplaats' ipv 'vraag01'). De vraagcodes kunnen op andere plaatsen immers gebruikt worden om te verwijzen naar die vraag, en dan is het handig dat je uit de naam kan afleiden over welke vraag het gaat.


Ik heb een oude survey gekopieerd om er een nieuwe versie van te maken, maar het lukt niet om ze te activeren?
Er zijn een aantal surveys die door bepaalde diensten ieder jaar opnieuw worden uitgevoerd. Het is logisch om dan de survey van vorig jaar te kopiëren en de nieuwe titel aan te passen naar het huidige jaar. Sommige surveys hebben echter een vaste begin- en einddatum, en die wordt bij het kopiëren ook overgenomen. Bij de nieuwe survey heb je dan allicht een einddatum die een ongeveer jaar in het verleden staat, waardoor ze niet meer actief kan zijn. Dit kan je simpel oplossen door de begin- en einddatum na te kijken en aan te passen naar het nieuwe jaar.


Hoe zorg ik er voor dat mijn survey geen intro-pagina meer heeft?
Ga naar 'enquête eigenschappen' bij structuur, en kies de optie 'algemene instellingen en teksten'. Ga in deze pagina helemaal rechts naar de tab 'Presentatie & Navigatie'. Zet de bovenste optie uit.