Limesurvey

Uit ICTpedia
Naar navigatie springen Naar zoeken springen


Limesurvey

Wat is Limesurvey?

Limesurvey is een platform waarmee je allerhande enquêtes (surveys) kan maken voor het verzamelen van informatie van een grote groep mensen. Dit bevat bijvoorbeeld feedbackformulieren, uitnodigingen voor deelname aan workshops, vragenlijsten, wetenschappelijk onderzoek, verkiezingen, enzovoort. Een enquête via Limesurvey is snel opgezet en kan gemakkelijk gedeeld worden: via het rondsturen van een link, of het uitnodigen van een vaste lijst deelnemers. Voor een basis survey is geen technische kennis nodig.

Binnen AP hebben we 2 Limesurvey installaties: één voor personeel en lectoren, en één voornamelijk voor studenten.

Toegang

Ieder personeelslid en iedere student van AP kan Limesurvey gebruiken, maar daarvoor is eerst een manuele toevoeging nodig. Als je nog geen toegang hebt dan kan je Tim De Ceuninck contacteren op tim.deceuninck@ap.be of webmaster@ap.be

Inloggen gebeurt vervolgens op https://surveys.ap.be/limesurvey/index.php/admin/authentication/sa/login of https://surveys.apstudent.be/limesurvey/index.php/admin/authentication/sa/login . Zorg er voor dat bij de bovenste optie LDAP is geselecteerd, en dan kan je inloggen met je volledige p-account/s-account (dus met @ap.be) en standaard AP-wachtwoord. Als je via e-mail werd toegevoegd (uitzonderlijke situaties voor externen) dan moet de bovenste optie op 'Limesuvey internal database' staan.

Ondersteuning

De ICT-dienst zorgt voor het afhandelen van technische problemen en beantwoorden van allerlei vragen omtrent Limesurvey. Het primaire aanspreekpunt is webontwikkelaar Tim De Ceuninck, bij voorkeur via e-mail te bereiken op tim.deceuninck@ap.be (dat maak het gemakkelijker om met screenshots te antwoorden). Bij afwezigheid kan webmaster@ap.be gebruikt worden, of kan via tim.peeters02@ap.be een vervangende ICT-collega gevonden worden.

De inhoudelijke uitwerking van een survey gebeurt bij voorkeur volledig door de gebruikers zelf. De ICT-dienst zorgt niet voor het aanmaken van surveys, wel bij hulp als er problemen opduiken bij het aanmaken van een survey door een gewone gebruiker.

Stappenplan nieuwe survey

Volg deze stappen voor het maken van een eenvoudige nieuwe survey. De meeste stappen staan verderop in de handleiding in meer detail uitgelegd.

  1. Zorg dat je toegang hebt tot Limesurvey.
  2. Log in op Limesurvey met je volledige P-account / S-account en standaard paswoord, zorg dat de bovenste optie op LDAP staat.
  3. Klik in de indexpagina op de grote groene centrale knop 'Enquête maken'.
  4. Vul in de diverse tabs de nodige informatie in. Vrijwel alles hier (behalve de standaardtaal) kan je later nog aanpassen, dus dit moet niet meteen perfect juist zijn. Klik rechtsboven om de Survey op te slaan en te openen.
  5. Ga naar de menuknop 'structuur'. Maak een vraaggroep aan, en maak hierin vervolgens een vraag aan.
  6. Voor iedere nieuwe vraag: geef een vraagtekst in, kies rechtsboven een geschikt vraagtype, kijk in de tabs rechtsonder of er relevante detail-opties zijn. Voeg eventueel antwoordopties/subvragen toe als je vraag een keuzelijst bevat. Herhaal het toevoegen en instellen van nieuwe vragen tot alles compleet is, gebruik desgewenst meerdere vraaggroepen voor een duidelijk overzicht.
  7. Ga naar de menuknop 'instellingen' en overloop de belangrijkste opties: tekstelementen (welkomst- en eindtekst), presentatie (welkomstpagina en voortgangsbalk eventueel uit), publicatie & toegang (begin- en einddatum indien nodig). Veel andere zaken staan standaard al goed.
  8. Klik op de knop 'voorvertoon enquête', en open die bij voorkeur in een incognito tab of een andere browser. Test de enquête: is alles leesbaar, staat er overal tekst, is de opbouw gebruiksvriendelijk?
  9. Start de enquête met 'Activeer deze enquëte' in het menu bovenaan. Eerst moet je nog enkele opties overlopen, daarna moet je kiezen tussen 'verdergaan in gesloten modus' of 'nee bedankt' voor de open modus. Kies standaard voor 'nee bedankt', en dus de open enquête tenzij je een goede reden hebt om een gesloten enquête te willen gebruiken.
  10. Kopieer de enquête URL bij 'Overzicht', en verspreid die onder je doelpubliek.
  11. Bekijk de antwoorden bij 'Responsen' -> 'Responsen en statistieken'. Doe eventueel een export naar Excel bestand, want dat kan handiger zijn om de resultaten te filteren en sorteren.

Open/gesloten survey

Er bestaan twee soorten surveys binnen Limesurvey. Ze verschillen vooral in de manier waarop ze toegankelijk zijn voor externen.

Open survey
Een open survey die geactiveerd is, is toegankelijk voor iedereen die de link heeft. Je kan die link op een website zetten of via een gewone e-mail verspreiden. Er is geen beperking in het aantal keer dat iemand de survey kan invullen. Als beheerder van de survey zul je niet weten wie de survey juist heeft ingevuld, tenzij je vraagt naar identificatie-gegevens. Dit soort survey is het eenvoudigst om te beheren, en is de aangewezen keuze voor de meeste situaties.
Gesloten survey
Een dergelijke survey is enkel maar toegankelijk voor mensen die als deelnemer zijn toegevoegd en dan hun toegangscode gebruiken bij het openen van de survey. Zonder correcte toegangscode kan niemand de survey openen. De meest gebruikelijke manier om een deelnemer te informeren over het inloggen op de survey, is door het inwendige mailsysteem van Limesurvey te gebruiken. De ontvanger zal dan een gepersonaliseerde e-mail ontvangen waarin een link zit met zijn eigen toegangscode in verwerkt. Op die manier volstaat het om op die link te klikken en aldus automatisch de toegangscode te gebruiken om de survey te openen. Iedere toegangscode is uniek en kan slechts één keer gebruikt worden om een survey volledig in te vullen. Dit soort survey is wat ingewikkelder te beheren, en is aan te raden voor situaties waar een beperkte toegang of eenmalig gebruik een belangrijke vereiste is.

Meer info over het hanteren van de deelnemerslijst en het versturen van uitnodigingen vind je verder in de handleiding, het hoofdstuk Gesloten survey met deelnemerslijst.

Meertalige survey

Bij 'Algemene instellingen' kan je bijkomende talen toevoegen aan je survey. Bovenaan iedere tekstveld (algemene teksten, vragen, antwoorden) van de Limesurvery interface staat sowieso een tab met de naam van de standaardtaal. Als je in slechts één taal werkt dan kan je die tabs verder negeren. Als je met meerdere talen werkt dan komt er een extra tab bij voor iedere taal, en moet je dus alle mogelijke teksten in meerdere talen ingeven. Meertalige surveys hebben een eigen URL voor iedere taal.


Limesurvey interface

Na het aanmaken van een nieuwe survey kom je uit op het hoofdoverzicht van die survey. Je kan hier altijd terug op komen door te klikken op de titel van je Survey bovenaan. De Limesurvey interface valt in te delen in 3 grote stukken, met daarnaast nog enkele pagina's die hun eigen uitgebreide menu's hebben. Onderstaande uitleg gaat er van uit dat je Nederlands als taalinstelling hebt. (Dit kan je aanpassen rechtsboven bij je account naam, dan 'mijn account', dan 'mijn persoonlijke instellingen'.

Bovenmenu

Dit zijn de opties in het menu rechtsbovenaan, wanneer je het hoofdoverzicht van de survey open hebt.

  • Activeer deze enquête: hiermee kan je de survey opstarten nadat alles goed is ingesteld. Na het klikken op deze knop kom je nog op enkele tussenpagina's met opties voor je survey. Na het opstarten verandert deze knop in Deactiveer deze enquëte.
  • Voorvertoon enquëte: Bekijk een testversie van je survey, zonder dat je ze al moet activeren. Dit maakt het gemakkelijker om te kijken of alles goed staat.
  • Hulpmiddelen: Enkele bijkomende opties, zoals het verwijderen van je survey.
  • Tonen/Exporteren: Verschillende manieren om je survey te exporteren. De meest zinvolle optie is als een .lss bestand. Bij het aanmaken van een nieuwe survey kan je er ook voor kiezen om een .lss bestand te importeren, en zo een kopie te maken van een geëxporteerde survey.
  • Deelnemers aan de enquête: Dit opent een apart deel waarmee je de deelnemers kan beheren. Dit is enkel zinvol als je kiest voor een gesloten survey, waar de toegang exclusief is voor een lijst gebruikers die je zelf ingeeft. Bij een open survey kan je dit deel volledig negeren. Meer uitleg over dit deel vind je verderop.
  • Responsen: Dit opent een apart deel waar je de antwoorden van je survey kan inkijken. Meer uitleg over dit deel vind je verderop.

Instellingen

Dit is een reeks knoppen aan de linkerkant. Ze hebben allen betrekking op algemene opties van de survey. De belangrijkste zijn:

  • Overzicht: De belangrijkste opties worden hier getoond, maar ze kunnen enkel op andere pagina's worden aangepast. Hier vind je ook de uiteindelijk link van je survey, die je kan delen met diegenen die de survey moeten invullen.
  • Algemene instellingen: Als er e-mails verstuurd moeten worden van uit de survey, dan moet je hier nog kiezen welk e-mailadres de afzender gaat zijn. De keuze is beperkt tot je eigen persoonlijke e-mailadres en eventuele gedeelde mailboxen waar je toegang toe hebt. Je kan hier ook kiezen of je de survey vraag per vraag laat zien (handig voor lange vragen met veel antwoordtekst), groep voor groep (een goede tussenoplossing die standaard staat ingesteld), of alles ineens (enkel zinvol als je vragen beperkt zijn in omvang en totaal aantal).
  • Tekstelementen: De titel, de welkomsttekst en de eindtekst kunnen hier worden ingevuld. De opties rechtsboven zijn niet zo relevant.
  • Gegevensbescherming instellingen: Indien je dit activeert (door de optie 'niet tonen' te veranderen naar één van de andere) dan wordt er aan het begin van de survey een tekst getoond ivm de gegevensbescherming. De gebruiker kan niet verder gaan in de survey zonder hiermee eerst zijn goedkeuring te geven. Je kan zelf een tekst voorzien, maar onderaan is er een standaardtekst die goedgekeurd werd door de Data Protection Officer en juridische dienst van AP. Je kan die tekst dus eenvoudig kopiëren naar het tekstvak om ze te gebruiken.
  • Presentatie: Relevante opties die je hier kan aan of uitzetten zijn:
    • Gebruik van 'Geen antwoord'. Indien dit aanstaat zal bij meerkeuze vragen er ook automatisch een optie 'geen antwoord' zijn.
    • Tonen van het aantal vragen in de enquête.
    • Welkomstpagina wel of niet laten zien. Als je welkomsttekst geen belangrijke info bevat en je gebruikers genoeg context hebben, dan kan het handiger zijn om hen meteen op de eerste vraag te laten uitkomen.
    • Tonen van de voortgang. Dit is een gekleurde balk bovenaan die in % weergeeft hoeveel de gebruiker al heeft ingevuld en hoeveel hij nog te gaan heeft.
  • Melding en datamanagement: Rechts kan je instellen welk e-mailadres een melding moet krijgen als de survey werd ingevuld. Je kan meerdere e-mailadressen per vak gebruiken (scheiden door puntkomma). De inhoud van deze mails wordt bepaald via de pagina 'E-mailsjablonen'. Het is mogelijk om hier ook een verwijzing te maken naar een vraag in je survey (allicht een vraag waar de gebruiker zijn e-mailadres kan ingeven), zodat er een e-mail wordt gestuurd naar het adres van de gebruiker.
  • Publicatie & toegang: Hier kan je de ingangsdatum en/of vervaldatum instellen. Als je de survey gebruikt als inschrijvingsformulier met een deadline, dan kan je hier de survey automatisch laten sluiten op een bepaald tijdstip. De gebruiker ziet dan een melding dat de survey niet meer actief is. Als je een oude survey hebt gekopieerd (bv voor een jaarlijks terugkerend event) dan kan het gebeuren dat hier nog een vervaldatum staat ingesteld die in het verleden ligt. Je moet die dus eerst aanpassen, anders gaat je nieuwe survey niet toegankelijk zijn.
  • Deelnemers aan de enquête: Enkel van belang als je met een gesloten survey met deelnemerslijst werkt. Initialiseer deze tabel niet als je met een open survey werkt. Indien je dit toch doet gaat je survey enkel toegankelijk zijn met een code, die je gebruikers niet zullen hebben. Je kan dit eenvoudig terug stopzetten door hier de deelnemerstabel te verwijderen. Meer info over de deelnemerstabel vind je in het aparte hoofdstuk over gesloten surveys.
  • Quota's: Je kan instellen dat de volledige survey afgesloten moet worden na X aantal geldige responsen. Dit gaat niet voor individuele vragen of antwoordopties.
  • Enquête-rechten: Je kan collega's toevoegen aan je survey. De keuzelijst toont de huidige limesurvey gebruikers, weliswaar gesorteerd op P-account en niet op naam. Indien je iemand wilt toevoegen die hier nog niet instaat, dan ga je voor die persoon eerst een Limesurvey account moeten aanvragen. Pas als die persoon voor het eerst succesvol heeft ingelogd, gaat die hier in de lijst verschijnen en kan je die toevogen. Na het kiezen van de naam kan je uitgebreid instellen welke opties die persoon wel of niet mag hebben. Je kan bv zo bepalen dat die wel de antwoorden mag inkijken, maar niks meer kan veranderen aan de opbouw van de survey, of ze niet meer kan stopzetten. De meest veilige aanpak is om mensen enkel maar de rechten te geven die ze nodig gaan hebben. Je kan de rechten van toegevoegde gebruikers aanpassen in de lijst bovenaan, of hen volledig verwijderen.
  • E-mailsjablonen: De titel en inhoud van automatische e-mails kan hier worden ingevuld. De eerste drie zijn enkel relevant bij een gesloten survey.
    • Uitnodiging: De e-mail die een toegevoegde gebruiker krijgt met daarin de uitnodiging tot het invullen van de Limesurvey. De woorden tussen { } haakjes zijn vervangparameters. Je kan dit volledig aanpassen, enkel {SURVEYURL} is vereist om de gebruiker tot aan de survey te laten geraken.
    • Herinnering: Als een uitgenodigde gebruiker je survey niet wilt invullen, dan kan je herinneringsmails laten sturen. Je kan hiervoor dezelfde tekst gebruiken als de uitnodigings e-mail. Het is echter aan te raden om die aan te vullen met diverse uitroeptekens en kordate aanmoedigingen in hoofdletters. Je kan de titel wat belangrijker maken door er 'DRINGEND' aan toe te voegen, of de eventuele deadline datum te vermelden. Afhankelijk van de situatie kan je hier emotionele chantage aanwenden om de gebruiker te overhalen om toch maar je survey in te vullen.
    • Bevestiging: Wordt verstuurd na het invullen van een gesloten survey (dus niet bij gewone open surveys). Hier kan je een bedanking zetten, of een overzicht van de ingevulde antwoorden.
    • Registratie: Niet in gebruik, want bezoekers kunnen zich niet zomaar registreren.
    • Basis beheerder-notificatie: Deze e-mail wordt gestuurd naar het bijhorende vak in 'melding en datamanagement'.
    • Gedetailleerde beheerder-notificatie: Deze e-mail wordt gestuurd naar het bijhorende vak in 'melding en datamanagement'. Er is geen fundamenteel verschil in het gebruik van beide types van beheerder notificatie. Enkel de standaard tekst is anders, maar je kan beide types van e-mail gebruiken voor dezelfde types van doeleinden.

De knoppen die hier niet vermeld staan, zijn enkel maar van belang in heel specifieke situaties en kunnen gerust genegeerd worden door een beginnende Limesurvey-gebruiker.

Structuur

Deze knop (linksboven, naast 'instellingen') toont je hoe de survey is opgebouwd. Links is er een boomstructuur met alle vraaggroepen, en daarbinnen een opsomming van alle vragen. Hier kan je ook vraaggroepen of vragen van plaats wisselen door ze te slepen met het icoontje met de 3 horizontale strepen. Na het verslepen herlaadt de lijst en is een verandering dus meteen opgeslagen.

Met de knoppen linksboven kan je vraaggroepen en vragen toevoegen.


Vraagtypes

Er is een demo survey met een live demonstratie van de belangrijkste vraagtypes en bijhorende instellingen.

Bondig overzicht:

Enkelekeuzevragen
Een lijstje waarbij telkens maar één optie aangeduid kan worden.
Arrays
Verschillende varianten van tabellen met rijen en kolommen. Vooral voor het toekennen van een cijferscore aan een reeks onderwerpen.
Gesloten vragen
Dit zijn vaste types van vragen voor een specifiek doel: bestandsupload, datumselectie, rangschikking, ja/nee vraag, enzovoort.
Tekst vragen
Vakken van verschillende omvang waar een tekst in getypt kan worden.
Meerkeuze vragen
Een lijstje waarbij meerdere opties aangeduid kunnen worden.


Vragen voorwaardelijk tonen

Het is mogelijk om een vraag enkel maar te laten zien als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit kan zeer handig zijn om enkel maar relevante bijkomende vragen te tonen op basis van eerdere antwoorden. Hoe compacter een survey is, hoe meer kans er immers is dat de gebruiker die volledig zal invullen.

Dit kan je instellen bij de vraag die wel of niet getoond moet worden, niet bij de oorspronkelijke vraag met de basiskeuzes. Klik bij die vraag in het 'structuur' overzicht om het overzicht van die vraag te openen. Klik vervolgens op 'zet condities'.

Op de conditie-pagina zie je bovenaan wanneer de vraag getoond gaat worden. Standaard wordt iedere nieuwe vraag altijd getoond. Hier kan je dus scenarios en condities toevoegen.

Conditie
Een conditie is een voorwaarde waaraan voldaan moet worden, en verwijst altijd naar een voorgaande vraag en een ingesteld mogelijk antwoord. Deze instelling kan gaan om een exacte waarde, een groter/kleiner vergelijking, of een selectie van één of meerdere antwoorden uit de keuzelijst van die vraag. Als de gebruiker bij die vraag iets antwoordt dat overeenkomt met de ingestelde verwachting, dan zal aan die conditie worden voldaan. Condities staan (als er meerdere zijn) gegroepeerd in een scenario. Binnen een scenario hebben alle aanwezige condities een 'EN' status ten opzichte van elkaar. Er moet dus voldaan worden aan alle condities tegelijkertijd voor het scenario geldig zal zijn. Pas als het scenario geldig is, zal de gekoppelde vraag zichtbaar worden.
Scenario
Een scenario is een groepering van condities. Meerdere scenarios kunnen naast elkaar bestaan en hebben altijd een 'OF' status ten opzichte van elkaar. Er moet dus maar aan één scenario tegelijkertijd voldaan worden om een gekoppelde vraag te laten zien.

Door combinaties van condities en scenarios te maken kan je in principe iedere mogelijke voorwaarde opbouwen die in de praktijk mogelijk is.

Er is een demo survey met daarin enkele vragen die slechts onder bepaalde voorwaarden worden getoond.

Bij de pagina "Vraag/vraaggroep verplaatsen" heb je niet enkel de optie om vragen en vraaggroepen anders te ordenen, maar zie je ook overal de voorwaarden van vragen vermeld staan (weliswaar in beknopte code).


Gesloten survey met deelnemerslijst

Stappenplan

De aangeraden stappen om te werken met een deelnemerslijst:

  1. Maak eerst de hele survey, en test ze uit met de 'voorvertoon' opties. Testen met een standaard open survey is immers eenvoudiger. Ga pas naar stap 2 als je tevreden bent met de survey.
  2. Activeer de survey. Kies op de relevante pagina voor 'doorgaan in besloten modus'.
  3. Open in het linkermenu de pagina "Deelnemers aan de enquete".
  4. Als je het systeem van uitnodigingen en toegangscodes bij jezelf wil testen:
    1. Klik op 'Aanmaken' bovenaan.
    2. Klik op 'Voeg deelnemer toe'.
    3. Vul het formulier in. De enige gegevens die echt van belang zijn, zijn voornaam, achternaam en e-mail. Alle andere mag je leeg laten of op standaard laten staan.
    4. Voer alles vanaf stap 6 uit, zodat je jezelf uitnodigt voor de survey. Als dit lukt, ga dan verder vanaf stap 5 om heel het proces te doen met de volledige deelnemerslijst.
  5. Ingeven van een grote lijst deelnemers:
    1. Klik op 'Aanmaken' bovenaan de deelnemerslijstpagina, klik vervolgens op 'CSV-bestand'
    2. Bekijk deze pagina. Onderaan staan de technische vereisten van het bestand dat je moet uploaden: de kolomhoofdingen moeten termen als 'firstname', 'lastname' en 'e-mail' bevatten.
    3. Open het bronbestand met deelnemers, allicht is dit een excel bestand of kan je het overzetten naar een excel bestand. Pas de kolomhoofdingen aan zodat deze overeenkomen met de vereisten.
    4. Ga naar https://surveys.ap.be/index.php?page=csv en copy/paste de inhoud van de lijst naar het formulier op die pagina. Onderaan vind je een CSV bestand en sla dit op. Dit formulier zorgt ervoor dat speciale tekens correct worden overgezet.
    5. Selecteer dit bestand bij 'Aanmaken' -> 'CSV-bestand' pagina. De uploadknop zit onderaan links, in tegenstelling tot de knoppen op de meeste andere Limesurvey paginas. Bekijk het upload overzicht om na te gaan hoeveel records er gevonden werden en hoeveel er effectief werden ingevoerd.
  6. Klik op 'Toegangscodes aanmaken', en klik verder tot je terug bij het deelnemersoverzicht uitkomt.
  7. Klik bovenaan op 'Uitnodigingen en herinneringen' en vervolgens op 'Verzend uitnodiging'.
  8. Bewerk desgewenst de e-mail. Dit is dezelfde e-mail die je onder E-mailsjablonen kan vinden. De woorden tussen { } haakjes zijn vervangparameters. Je kan dit volledig aanpassen, enkel {SURVEYURL} is vereist om de gebruiker tot aan de survey te laten geraken. Als je meer dan één keer e-mails gaat versturen, is het handiger om op de E-mailsjablonen de teksten definitief aan te passen zodat je die teksten kan blijven hergebruiken.
  9. De e-mails worden verstuurd. Bij grotere aantallen kan het even duren eer deze pagina volledig laadt.
  10. Stuur na enkele dagen gerust een herinnering om meer respons te krijgen. Klik bovenaan op 'Uitnodigingen en herinneringen' en vervolgens op 'Verzend herinnering'. Enkel de deelnemers die de lijst nog niet volledig hadden ingevuld, zullen een dergelijke herinnering krijgen. De herinnering werkt met een gelijkaardig E-mailsjabloon als de uitnodiging.

Extra attributen

Soms kan het handig zijn om bijkomende gegevens te gebruiken, naast de standaard gegevens zoals voornaam, achternaam en e-mail. Bij de originele lijst van deelnemers kan er bijvoorbeeld ook een departement zijn voor iedere persoon. Door dit departement als extra attribuut mee op te slaan zal het ook beschikbaar zijn als waarde bij de uiteindelijke export van de responsen.

  1. Ga in het menu van de deelnemerslijst naar 'attributen beheren'.
  2. Voeg één attribute toe, en geef het op de volgende pagina een geschikte naam. Daardoor zal 'attribute_1' nu de technische aanduiding worden van die waarde.
  3. In de stap waarbij je kolomhoofdingen aanpast (firstname, lastname, etc), zet je ook iedere bijkomende kolomhoofding om naar attribute_1 , attribute_2 , etc
  4. Ga verder met het uploaden van de CSV.

Antwoorden bekijken en exporteren

Je kan op ieder moment de (voorlopige) antwoorden op je survey inkijken, via de link 'Responsen' -> 'Responsen en statistieken' in het hoofdmenu van je survey.

Op die pagina vind je de volgende onderdelen:

  • Samenvatting: een kort overzicht van het aantal responsen, met onderscheid tussen volledige (tot aan afsluit pagina geraakt) en onvolledige (onderweg afgehaakt) responsen.
  • Responsen: Een tabel met de responsen. De kans is groot dat je de scrollbalk boven de tabel moet gebruiken om volledig naar rechts te kunnen gaan. Via de icoontjes in het begin van iedere rij kan je ook responsen aanpassen (potloodje) of verwijderen (vuilbakje). Als je een bestandsupload-vraag hebt in je survey, dan kan je op deze pagina ook alle bestanden in één keer downloaden.
  • Data-invoer: Hiermee kan je de survey invullen. Er zijn minder beperkingen wat betreft verplichte zaken of voorwaardelijke vragen. Na het opslaan kan je ook vlot meteen een nieuwe ingave doen. Deze optie is dus bedoeld voor het verwerken van bijvoorbeeld surveys die uitgeprint zijn en dan schriftelijk werden ingevuld en terug gegeven.
  • Statistieken: Bij vragen waar dit mogelijk is (meerkeuze, enkelekeuze, numerieke antwoorden), kan je hier eenvoudige statistieken terugvinden. Het is bruikbaar om snel te zien hoe de antwoorden op een meerkeuzevraag al verdeeld zijn, maar uitgebreide statistieken maak je best buiten Limesurvey.
  • Exporteer gegevens: Hier kan je de resultaten exporteren als een CVS, Excel, Word of PDF bestand.
  • Importeer gegevens: Vooral de optie 'Importeer gegevens van een gedeactiveerde enquete' is hier interessant, want hiermee kan je oude antwoorden terug in de responsen tabel steken. Dit kan gebeuren wanneer je een survey activeert, deactiveert (om nog aanpassingen te doen) en terug activeert. Bij het deactiveren gaan de responsen immers naar een aparte antwoordentabel worden verplaatst en lijken ze dus verdwenen te zijn.


Antwoorden gebruiken in SPSS

Er is onder 'exporteer gegevens' een optie om een bestand voor SPSS te verkrijgen. Je kan dit echter ook vlot doen via de excel export:

  • Exporteer de resultaten van Limesurvey als een excelbestand.
  • Open dit bestand in SPSS, de resultaten komen dan rechtstreeks in je programma terecht.
  • Pas de variable view aan om de analyse te kunnen doen,bv. het juiste meetniveau aanduiden of de antwoorden te coderen als een cijfer i.p.v. met woorden.

Ingevulde antwoorden gebruiken binnen de survey

Er zijn verschillende manieren waarop je een ingevuld antwoord kan gebruiken binnen de survey, of na het opslaan van de survey.

Manieren van verwijzen

  • .shown : Bij ieder tekstveld in de survey kan je naar het antwoord van een vorige vraag verwijzen door de vraagcode te nemen, er .shown aan toe te voegen, en deze tussen { } haakjes te zetten. Als je bijvoorbeeld een vraag hebt met als vraagcode 'straat' en een andere vraag met als vraagcode 'stad', dan kan je na deze vragen bv een tekstveld hebben met de tekst 'we hebben als adres {straat.shown} , {stad.shown} genoteerd'.
  • INSERTANS : Dit is de afkorting van 'Insert Answer', en verwijst naar een antwoord van een specifieke vraag. Het format is altijd iets als {INSERTANS:12345X123X1234}. Dus gebogen haakjes { } met daarin de tekst INSERTANS, met een dubbelpunt als scheidingsteken, gevolgd door de ID nummers van respectievelijk de survey, de vraaggroep en de vraag. De ID nummers zijn telkens door een X gescheiden.

Er zijn verschillende manieren om een INSERTANS samen te stellen. De eenvoudigste is om een nieuwe groep te starten zodat je de teksteditor kan openen (de groep moet niet worden opgeslagen). Klik op het gele limoentje tussen { } haakjes linksboven in de editor om een kadertje met placeholder-velden (vervangwaarden) te zien. Onderaan is er bij 'vorige antwoordvelden' een lijstje met de voorgaande vragen. Klik op één van de vragen en de bijhorende INSERTANS code zal in de teksteditor verschijnen. Je kan een INSERTANS ook zelf opbouwen door de ID nummers van de onderdelen op te zoeken op de diverse overzichtspagina's van de vraag en vraaggroep.

Een INSERTANS werkt gelijkaardig als een .shown, het verschil is vooral dat een INSERTANS op iets meer plaatsen bruikbaar is.

Automatische e-mail versturen naar de invuller van een survey

Bij een open survey heb je geen contactgegevens van de invuller, tenzij je er expliciet om vraagt. Je kan om die reden niet zomaar een automatische e-mail sturen naar de invuller zoals wel mogelijk is bij een gesloten survey (daar moet je immers de deelnemers toevoegen met hun e-mailadres zodat je hen kan uitnodigen). Het is echter toch mogelijk om dit in te stellen voor een open survey:

  1. Voeg aan je survey een vraag toe waarin je vraagt naar het e-mailadres van de deelnemer.
  2. Verkrijg de INSERTANS code van deze vraag (zie hierboven).
  3. Vul deze INSERTANS code in bij 'Instellingen' -> 'Meldingen & Data' -> 'E-mail basis bevestiging naar:'. Hier zou een .shown bijvoorbeeld niet werken, enkel bij een INSERTANS zou dit effect hebben.
  4. Ga naar 'Instellingen' -> 'E-mailsjablonen' -> 'basis beheerder-notificatie'. Pas de titel en inhoud aan, dit wordt namelijk de e-mail die verstuurd wordt naar hetgeen ingevuld wordt in de e-mail-vraag, dus naar de e-mail van de deelnemer. Ook hier kan je verwijzingen maken naar ingevulde antwoorden (bijvoorbeeld de keuze van deelname aan bepaalde sessies van een congres) zodat de deelnemer een overzicht aankrijgt van wat er werd ingevuld.


Veel voorkomende vragen en problemen

Ik kan niet inloggen op Limesurvey, wat kan ik doen?
Kijk deze zaken na:
  • Heb je al toegang gekregen tot Limesurvey? Indien niet: eerst aanvragen (zie paragraaf 'toegang')
  • Zorg dat je op de juiste plaats inlogt: via https://surveys.ap.be/ (personeel) of https://surveys.apstudent.be/ (studenten). Gebruik geen Limesurvey site die je elders op het internet vindt, die heeft niks met AP te maken.
  • Zorg dat de bovenste optie van het loginformulier op LDAP staat (behalve voor externen die via email werden toegevoegd)
  • Gebruik je volledige p-account of s-account , met kleine letter en @ap.be op het einde.
  • Ga na of je paswoord nog klopt. Kan je nog inloggen op bv Digitap, intranet of webmail? Ditzelfde paswoord zou ook voor Limesurvey moeten werken.
  • Verander eventueel eerst je paswoord op http://wachtwoord.ap.be/ en probeer daarna nog eens.
  • Probeer eens in te loggen via een guest-tab van je browser of met een andere browser.
  • Probeer eens in te loggen via een andere computer of je smartphone. De limesurvey beheerdersinterface is niet zo geschikt voor smartphones, maar de login-pagina wordt wel op bruikbare wijze getoond en is dus een goede manier om je login te testen.
  • Let er op dat je browser niet automatisch een verouderd paswoord tracht in te vullen en hiermee je eigen getypt paswoord overschrijft.


Waarom wordt de vraagcode voor mijn vraag niet aanvaard?
Een vraagcode mag geen spaties of bijzondere tekens bevatten, en moet beginnen met een letter. Het is ook aan te raden dat je een korte omschrijving gebruikt (dus niet 'vraag01' maar bv wel 'woonplaats'). De vraagcodes kunnen op andere plaatsen immers gebruikt worden om te verwijzen naar die vraag, en dan is het handig dat je uit de naam kan afleiden over welke vraag het gaat.


Ik heb een oude survey gekopieerd om er een nieuwe versie van te maken, maar het lukt niet om ze te activeren?
Er zijn een aantal surveys die door bepaalde diensten ieder jaar opnieuw worden uitgevoerd. Het is logisch om dan de survey van vorig jaar te kopiëren en de nieuwe titel aan te passen naar het huidige jaar. Sommige surveys hebben echter een vaste begin- en einddatum, en die wordt bij het kopiëren ook overgenomen. Bij de nieuwe survey heb je dan allicht een einddatum die een ongeveer jaar in het verleden staat, waardoor ze niet meer actief kan zijn. Dit kan je simpel oplossen door de begin- en einddatum na te kijken (bij "Publicatie & Toegang") en aan te passen naar het nieuwe jaar.


Hoe zorg ik er voor dat mijn survey geen intro-pagina meer heeft?
Ga naar 'enquête eigenschappen' bij structuur, en kies de optie 'algemene instellingen en teksten'. Ga in deze pagina helemaal rechts naar de tab 'Presentatie & Navigatie'. Zet de bovenste optie uit.


Hoe kan ik een actieve survey terug bewerken?
Je kan bepaalde kleine aanpassingen doen terwijl de survey nog actief is, zoals het veranderen van teksten in vragen of antwoorden. Als je echter vragen of antwoorden wil verwijderen of toevoegen, dan gaat de survey eerst tijdelijk gestopt moeten worden. Klik op 'sluit deze enquête' af, en kies daarna op 'deactiveren'. Je gaat enkele meldingen krijgen, en daarna kom je op het overzicht van de survey. Nu kan je deze terug bewerken net zoals toen je de survey aanmaakte. Als je tevreden bent over de aanpassingen kan je de survey terug activeren. Hierna gaat de survey-URL nog steeds hetzelfde zijn als daarvoor, het enige waar je rekening mee moet houden is dat de survey niet toegankelijk gaat zijn gedurende de periode dat die gedeactiveerd is voor aanpassingen. Door het deactiveren zullen alle vorige antwoorden ook verwijderd zijn. Je kan die na de her-activatie echter terug importeren: ga naar de antwoorden pagina, klik op 'importeer gegevens' -> 'importeer gegevens van een gedeactiveerde survey'. Hier zie je tabellen die verwijzen naar tijdstippen waarop de survey gedeactiveerd werd. Kies de juiste tabel om die antwoorden terug in de responsentabel op te laten slaan.


Hoe verander ik de taal van mijn Limesurvey interface?
Je kan die bepalen bij het inloggen. Je kan die ook altijd nog veranderen door rechtsboven op je accountnaam te klikken, dan 'mijn account', dan 'mijn persoonlijke instellingen'.


Ik heb ingesteld dat een automatische e-mail gestuurd wordt na het voltooid van de survey, maar dit werkt niet. Waaraan kan dit liggen?
Kijk volgende zaken na:
  • Is er bij 'algemene instellignen' een e-mail-afzender gekozen?
  • Verwijst de INSERTANS code naar de correcte survey-nummer, de correcte vraaggroep en de correcte vraag?
  • Zijn de x-en in de INSERTANS code hoofdletters? Een kleine x zal niet hetzelfde effect hebben.


Ik heb een vraag die hier niet bij staat, wat moet ik doen?
Stuur een e-mail met je vraag naar tim.deceuninck@ap.be (en eventueel naar webmaster@ap.be in geval van afwezigheid)